コロナウイルスの被害拡大防止のため、多くの企業で在宅勤務やテレワークが推進されています。しかし初めての在宅勤務に慣れず戸惑っている方や、「在宅勤務が許可されたけど、自分にできるか不安で利用していない」と考えている方も多いのではないでしょうか。
今回は、初めての方がスムーズにスタートできる在宅勤務のポイントをご紹介します。
在宅勤務とテレワークの違いって？
在宅勤務とは、文字通り自宅で勤務をすることです。一方テレワークは、PCやスマホなどの通信機器を利用し、コワーキングスペースやカフェなど、場所を問わず仕事をする働き方です。
つまり、在宅勤務はテレワークの働き方のひとつなのです。
在宅勤務のメリット
業務の効率&生産性がアップ
オフィスでは来客や電話の応対など、予定のタスク以外の業務が発生することも多々あります。また、同僚や上司から声をかけられたりして作業が中断することもあるでしょう。
在宅勤務では、業務の途中でこのような差し込みの用事が入ることはありません。自分の業務に集中できるため、効率や生産性のアップが見込めます。
通勤の負担がゼロに
近年、通勤時間が仕事の満足度などに影響を及ぼすことがさまざまな研究や調査で証明されつつあります。特に、満員電車での通勤は大きなストレスになっている方も多いでしょう。
オフィスから在宅勤務に切り替えれば、通勤時間はゼロ！満員電車で押しつぶされながら出社する必要もありませんし、仕事が終わればそのまま自分の時間を過ごすことができます。
通勤にかかっていた時間やストレスから解放されることは、働き手にとって特に大きなメリットとなります。
人間関係によるストレスが軽減
「終業時間が過ぎた後にも上司が仕事をしていて、先に帰りづらいので残業をしてしまった」という経験はありませんか？他にも、「同僚の仕事ぶりが目に入り気になってしまう」「部下が上司に叱責されている内容が聞こえて集中できない」など、オフィスで仕事をしていると、人間関係によるストレスがかかります。
在宅勤務中は周りに同僚や上司がいないため、現在職場の人間関係でストレスを感じている人は快適に仕事ができるかもしれません。
育児、介護との両立が可能
子どもや介護が必要な家族がいる家庭では、多少の育児や介護であれば、在宅勤務を行うことで仕事との両立が可能になります。家族の様子を伺えたり、声が聞こえる範囲で仕事ができたりするため、万が一の時もすぐにサポートができる安心感があります。
また、出勤前や帰宅後にまとめて行っていた家事を休憩時間に少しずつ進められるのも、在宅勤務ならではの利点でしょう。
ただし、仕事の休憩時間を全て家事や介護に費やしてしまうと負担になってしまいます。自分のための休憩時間もしっかりと確保するように心がけましょう。
社内コストの削減が可能
在宅勤務の場合はオフィスに通勤する必要がないので、従業員への通勤費の支払いが必要ありません。また、営業などの移動にかかる交通費も発生しません。
オフィスの光熱費も削減されるため、社内経費のコストダウンにつながります。
在宅勤務のデメリット
環境の整備が必要
在宅勤務をスタートする前に、まずは業務を行える適切なネット環境が自宅にあるかを確認する必要があります。会社側は、この状況に応じて支給するPC機材等の準備や、セキュリティ対策を行わなければなりません。
勤怠管理が難しい
在宅勤務は実際に働いている様子が確認できないため、勤怠の管理が難しくなります。
そのため、何をもって出勤、退勤とするのかをきちんとルール化する必要があります。
正当な人事評価が難しい
勤怠管理と同様に難しいのが人事評価です。在宅勤務では働きぶりが見えづらくなり、実態とは異なる評価を受ける場合もあります。
会社側と従業員間でこのようなズレが起きないよう、在宅勤務にあわせた評価基準へと見直すことが重要です。
コミュニケーションが不足する
オフィスと在宅の特に大きな違いが、コミュニケーション方法です。オフィスでは対面だった会話が、チャットツールなどを介したメッセージや、テレビ、音声電話等に限られます。何かしらのツールを介すというひと手間が生まれることで、コミュニケーション自体が不足してしまう可能性があるのです。
また、ツールを介することで細かい表情や声音などから読み取れたニュアンスが伝わりづらくなり、スムーズにコミュニケーションをとることが難しくなる場合もあります。
オンオフの切り替えが難しい
在宅勤務と聞くと、「怠けてしまうのではないか」「自宅で集中して仕事をできる自信がない」などのイメージを抱く人も少なくありません。実際に、自己管理が苦手な人は在宅勤務にはあまり向きません。
また、本来プライベート空間である自宅が勤務場所になることで、始業、終業後にうまく頭が切り替えられないという方も多くいます。
デメリットを解消するポイント
万全なセキュリティ対策を
在宅勤務をスタートするにあたり、最優先で整備したいのがセキュリティ面です。社内PCを社外へ持ち出すため、パスワードの設定や、自宅のネットワークのセキュリティ設定を行いましょう。
また、自宅から社内ネットワークへアクセスする場合、社外からでもアクセス可能なVPNの導入などを行っておくと、情報漏洩のリスクを下げることができます。
勤怠管理のルールを徹底
次に、在宅勤務用の勤怠管理のルールを設定しましょう。出退勤について、自分で専用システムに打刻を行ったり、PCのログイン、ログアウトの記録を勤務時間とするなど、いくつかの方法が挙げられます。会社側は状況に応じた方法を設定し、従業員へと共有を行ったうえで勤怠情報を記録してもらうことが大切です。
また、これまで利用していた勤怠システムが社外では利用できないという場合もありますので、事前に確認が必要です。
在宅勤務に応じた評価基準の設定
勤怠管理とあわせて行いたいのが、評価基準の設定です。
在宅勤務の場合は業務の過程が見えづらくなります。そのため、詳細を日報で報告することを義務付けて評価に加えるなど、基準を設定し、そして従業員へ共有することが大切です。
コミュニケーションツールの活用
在宅勤務で生じるコミュニケーション不足は、ツールを活用して補いましょう。
オフィスに近い状態が望ましいため、タイムラグの少ないコミュニケーションが求められます。メッセージのやりとりでは、チャットワークやslackなどのチャットツールを用いている企業が多いようです。
また、Web会議ツールやテレビ電話、音声電話機能のあるツールを活用し、表情や声を見聞きしながらのコミュニケーションも取り入れましょう。
実践！在宅勤務の４つのポイント
身だしなみやデスクまわりを整えてオンオフを切り替え
在宅勤務をスタートする際、まずはデスクをオフィスの環境に近づけてみましょう。
あなたの自宅のテーブルは、マンガや雑誌、食器等、気が散るものが近くに置いてありませんか？ピカピカに整理整頓する必要はありませんが、仕事をする環境としてふさわしい状態に整えることで、気持ちを切り替えて業務を進めることができます。
また、身だしなみを整えることもポイントのひとつです。楽な服装で構いませんが、休憩時間に少し外に出て散歩や買い物ができる程度の服を選ぶと良いかもしれません。
自宅という場を最大限に活用
在宅勤務だと集中できない人、逆に集中しすぎて疲れてしまう人もいます。そこで、自宅という場所を活かして環境づくりを工夫しましょう。例えば、集中できる作業用BGMをかけてみたり、好きなアロマの香りを焚いたりすることもおすすめです。
自分にあわせて環境をカスタマイズすることで、より集中して前向きに業務に取り組めるようになります。
時間を設定して短時間集中
１日中１人で業務を続けることが多い在宅勤務では、休憩時間をとることが重要です。50分経ったら10分休憩をするなど、意識して休憩をとるようにしましょう。
タイマーを使って作業時間を区切るなど、自分で時間を設定するとタスク管理が習慣化され、生産性の向上にもつながります。
コミュニケーションの取り方に注意
在宅勤務がスタートすると、チャットツールを介したメッセージでのコミュニケーションの機会が増える場合が多くあります。チャットを利用する場合は、次の2点に注意しましょう。
1点目は、メールとの違いを理解することです。メールは送受信にタイムラグがあることが普通なため、1回に送るメッセージに要点が詰め込まれて長文になることが少なくありません。しかし、チャットは会話のように短文を送り合い、活発なコミュニケーションを行うことが一般的です。そのため、メッセージは端的なものが望ましいでしょう。
2点目は、感情や状況など、対面とは異なり細かいニュアンスが伝わりづらい点です。表情が見えないうえに短文でやりとりすることが多い分、文末に「！」などの記号や絵文字を入れるなど、素っ気ない印象にならない工夫を取り入れましょう。
また、報連相を行う際は、詳細が伝わるように足りない言葉を補うことも大切です。
在宅勤務は、しっかりと準備を整え、個々に勤務スタイルを工夫することで、多くのメリットを生むことができます。
コロナウイルスの拡大防止で早急な対応が急がれますが、会社と従業員間でコミュニケーションをとり合い、感染予防に有効な在宅勤務の推進を行いましょう。
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