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リモートワーク時代、派遣よりアウトソーシングをすすめる理由

コロナウイルスによるリモートワークの推進が多くの企業で進んでいます。更なる事態に備え、何のコストの見直すべきで、何の業務に集中すべきか多くの企業が頭を悩ませているのではないでしょうか。

リモートワークを推進していくと、悩みの種になるのが派遣社員の継続可否。当然派遣社員もリモートワークに移行していく必要がありますが、打刻管理、マネジメントの負荷増大、セキュリティ整備など、課題が山積になっています。さまざまな課題をクリアして派遣をどう活用するかよりも、アウトソーシングを上手く活用した方が良いケースが多くあるのです。

今回は、アウトソーシングを活用するメリットや、活用事例などを解説します。

アウトソーシングとは

アウトソーシングとは、社外の人材やサービスを利用して、業務を外部化することを意味します。
人材派遣と同じイメージがあるかもしれませんが、派遣は「人」のみを外部から供給するのに対し、アウトソーシングは「業務」そのものを委託するという違いがあります。

派遣社員のリモートワーク化で起こる課題とは?

課題1:業務に適した環境を整える必要がある

最初に、自宅のインターネット回線が業務に支障なく利用できるものである必要があります。
また、社内と自宅ではセキュリティの強度が異なります。社外から社内ネットワークにアクセスする場合、情報漏洩等のリスクがあることを念頭に置いておきましょう。情報漏洩の防止策として、社外からアクセスできるVPN等の導入を行う必要があります。
他にも、時間差なく複数人でメッセージのやり取りができるチャットやWeb会議等を導入し、コミュニケーション不足を補うことも大切です。

課題2:実際にきちんと働いているかどうかの確認がとれない

リモートワークを導入する際の最も気になる点は、「サボらないか」どうかではないでしょうか。オフィスであれば出退勤や休憩は目で見て明らかですが、リモートワークでは打刻だけして実際の勤務時間とは異なる時間に作業することも可能になってしまいます。
このように、リモートワークの実施により、実際の勤怠状況の把握と管理が難しくなります。

課題3:コミュニケーションの取り方が難しい

リモートワークとオフィスワークの大きな違いとして、コミュニケーション方法が挙げられます。
オフィスでは会話ですぐに済んでいた報告や確認が、リモートワークではチャットやWeb会議などのツールを介して行われます。簡単な内容であればチャットで行うのが一般的ですが、会話のようにスムーズに内容が伝わらなかったり、表情が見えず温度感が分からないといったケースもあるでしょう。
雑談の機会も減るので、社内の一体感やチームワークが薄れてしまわないような工夫が必要です。

派遣をアウトソーシングするメリット・デメリット

□メリット

1:コストが削減できる

アウトソーシングは、派遣のように人を雇うわけではありません。そのため、交通費や福利厚生費の支払いが必要なく、雇用に付随するコストを抑えることできます。

2:社内設備への投資を削減できる

アウトソーシングでは、業務に必要なデスクやPCの用意は不要です。組織自体がスリムになるので、場合によっては2フロアあったオフィスを1フロアに縮小するなど、大幅なコストの削減も可能になります。

3:やりたい業務に集中できる

アウトソーシングを利用した場合、業務に関する教育や人事労務管理などは、基本的にアウトソーシング先で行われます。そのため、マネジメントや人事労務まわりの業務が削減され、本来やりたかった業務に割く時間を増やすことができます。

4:業務効率化が見込める

アウトソーシングサービスを提供している企業は、専門性のある人員をそろえていることが多いです。そのため、自社で行うよりも効率的に業務が推進でき、さらに内容によっては品質アップも見込めます。

5:契約期限がない

派遣は基本的に「同事業所での勤務は3年まで」と制限されています。3年が経つと、どんなに頼りになる人員でも契約を更新することができません。
しかし、アウトソーシングには契約期限の定めがないため、一旦委託した業務は期限なく続けることができます。

■デメリット

1:ノウハウが自社に蓄積されにくい

アウトソーシングは業務ごと委託をするため、委託した業務に関するノウハウが自社にはあまり蓄積されません。
そのため、アウトソーシングしていた業務を自社で対応しようとすると、一からのスタートになってしまう場合があります。

2:委託前に業務の見極めが必要

業務の内容によっては、アウトソーシングに向かないものもあります。効果的にアウトソーシングを活用するためには、委託前に業務を棚卸して、アウトソーシングに適した業務を見極める必要があるのです。
一般的には、その業務自体では直接利益を生まず、定型化が可能な「ノンコア業務」がアウトソーシングに適していると言われています。

ユニセルが提供するアウトソーシングの強み

派遣以上にコストの変動費化を図れる

派遣の契約は、短くても3ヶ月程が一般的です。また、働く曜日や時間を予め決めるので、実態としては半固定費化しているといえます。
ユニセルでは、週や月単位で、発生した業務量に応じた依頼が可能です。「今月は業務が減ったので少なめに依頼したい」などの要望に応じた柔軟な対応も行えますので、派遣よりもさらなる変動費化を図ることができます。

24時間365日対応可能!

派遣の場合は勤務日時が定められていますが、ユニセルでは24時間365日いつでも柔軟な対応が可能です。
「自社終業後に夜間対応してほしい」「休業日の土日に進めてほしい」など、ご希望に応じて業務を承っております。

外部化マネジメントからサポート

受注した業務には、必ず担当ディレクターがついて進行管理を行います。
また、「外部化したいけどどの部分をどう依頼したらいいか分からない。」という業務も、要件整理などのマネジメントからサポートさせていただきます。

memo: クラウドソーシングとの違い

クラウドワークスやランサーズといったネットを介して仕事を受発注するクラウドソーシングの活用も増えてきています。業務外部化ができて必要なタイミングで比較的容易に働き手が見つかるので非常にオススメ。
一方難点としては、ワーカーを探す(採用)、育成、進行管理、支払い対応などディレクションのパワーがけっこうかかるもの。ワーカーマネジメントでいっぱいいっぱいになり本来の業務に集中できないという声も多数あります。クラウドソーシングよりは費用が発生しますが、まるっと外部化したい場合はアウトソーシングがオススメです。

アウトソーシング事例

最後に、実際にユニセルでアウトソーシング化に成功した事例を紹介します。

依頼時の概要と課題

(概要)
・広告会社の制作物チェック業務の委託を希望
・派遣社員2名が駐屯で対応

(課題)
・日によって業務内容のバラつきが大きく、忙しい時と暇な時があるので稼働時間をコントロールすることが難しい。
・お盆や年末年始、連休前などに制作物が大幅に増え、業務量も増える傾向がある。
・派遣社員の契約が更新されなかった場合、新しい人員の育成に負担がかかる。
・オフィスの移転によりリモートワークが必要になり、派遣社員の整備が難しい。

委託後の変化

・オペレーションを再構築し、業務を夜間対応に切り替えたことで、制作納期のコントロールがスムーズになった。
・制作物の量の増減によるバランスを「案件単価」として変動費化することで、経費のコントロールが可能になった。
・業務を行うスタッフの育成、採用負担がゼロ。
・業務へのコストが削減。

このように、コスト削減だけではなく当初の課題が解消され、社内での対応を最小限に抑えた運用が可能になりました。

アウトソーシングは、社内負荷を軽減し、さらにコストの削減が見込めるサービスです。コロナウイルスで少しでもコストを抑えた経営が求められる今、アウトソーシングの導入が経営維持の足掛かりになるかもしれません。

業務のアウトソーシングをお考えの方は、ぜひ下記へお気軽にご相談ください。
経験豊富なスタッフが、ご希望に応じて対応させていただきます。

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