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今だからこそ活用したい!クラウドソーシング活用法!

コロナウイルスの拡大防止のため、7都府県にて緊急事態宣言が発出されました。企業では在宅勤務や休業が進められ、低コストで必要最低限の業務を推進することが求められています。

今回は、コストを抑える方法のひとつとして、クラウドソーシングの活用法を解説します。

クラウドソーシングとは

クラウドソーシングとは、インターネットを通じて不特定多数の群衆(crowd)に向けて業務の委託(sourcing)を行う仕事の形態です。
クラウドソーシングで依頼できる仕事の形式は、主に次のようなものがあります。

1. プロジェクト形式

1人以上のワーカーと契約し、段階を追って制作を行います。特定のワーカーとの制作になるため、制作中にもワーカーとのやり取りが必要な中長期的な案件に向いています。

2. タスク形式

短期間で多数のワーカーに作業を依頼します。アンケートの回答や、大量のデータを収集したい時に利用します。プロジェクト形式に比べ、簡易的な作業に向いています。

3. コンペ形式

複数のワーカーに向けて作品や企画、提案を募集し、採用したワーカーにのみ報酬を支払います。商品キャラクターやキャッチコピーなど、複数のアイディアから絞りたい場合に向いています。 

クラウドソーシングを活用するメリット

制作費を抑えられる

クラウドソーシングのプラットフォーム上にはアマチュアを含むさまざまなワーカーがそろっているため、比較的安価な価格設定でも制作を行える場合が多くあります。

また、オフィス勤務と異なり、ワーカーの通勤費やPC、デスクなどの設備投資も必要ありません。必要な業務のみを切り出し単価を決めて発注できるので、月によって量が変動する業務であれば、発注数を増減して変動費化することも可能です。

幅広い人材から選べる

クラウドソーシングの大きなメリットとして、人材の幅広さが挙げられます。クラウドソーシングサービスを提供する企業のプラットフォーム上には、数十~数百万単位のワーカーが会員登録しています。
アマチュアだけでなく、医師や弁護士等の専門家や資格保有者、デザイナー、エンジニア、海外居住者など、プロフィールはさまざまです。
依頼内容に適したワーカーは必ず存在すると言っても過言ではない人材の豊富さは、クラウドソーシングの大きな強みのひとつです。

小さな組織でも大量の業務をこなすことができる

クラウドソーシングは、登録さえすれば個人や小規模事業者でも発注を行うことができます。組織自体は小さくても、プラットフォーム上の大量のワーカーを活用し、さまざまな業務を大量にこなすことが可能になるのです。

ルーティン作業を委託できる

社内において、「毎月繰り返す単純作業だけど、どうしても対応が必要」というルーティン作業はありませんか?このような業務は、一度作業内容を覚えてもらえば特定のワーカーに継続して対応してもらえるため、クラウドソーシングに向いた業務のひとつです。

企業側は空いた時間を別の業務に充てることができ、ワーカー側は安定した収入を得られるので、双方にメリットのある業務といえます。 

クラウドソーシングを活用するデメリット

適任を探すのが難しい

人材が豊富というメリットがある一方で、膨大な量のワーカーが集うプラットフォームから適任を探すのは至難の技です。
受注者の過去業務の評価をもとに選定することもできますが、簡易業務を大量に受注して高評価を獲得しているワーカーも多く、あまり参考にならないのが実状です。

受注者プロフィールや評価的には安心感のあるワーカーでも、いざ業務が始まると納品物が求める品質に届かず、最終的には音信不通になってしまったというケースも少なくないのです。

進行管理が大変

クラウドソーシングを活用するうえで発注者側にかかる大きな負担のひとつが、進行管理です。

特にプロジェクト形式での依頼は、リテラシーレベルの異なる不特定多数のワーカーとメッセージを介してやり取りをすることが多く、ワーカーの管理に苦戦することも少なくありません。
顔が見えないためワーカーの責任感が薄れやすく、途中の離脱や納期遅延、修正対応を放置するなど、進行上でのさまざまなトラブルの対処に追われて業務負荷が増える場合もあります。

また、タスク形式は大量のワーカーが気軽に作業できるため、納品物としてふさわしくないものが紛れていることも多々あります。
納品物のチェックや修正の体制を整えたり、自らチェックを行ったりと、発注者側の負担は意外と大きいのです。

教育が難しい

中長期的な業務を行う場合に課題として挙げられるのが、ワーカー教育の難しさです。
継続して対応してもらうため品質の安定や向上を目指したいところですが、納品物をチェックして複数いるワーカーへ個別にフィードバックを行うのは時間も労力もかかります。

全体宛にフィードバックを行う場合は、ワーカーによって品質にバラつきがあることを考慮し、全員が把握できるボリューム感のフィードバックが必要です。
品質の低いワーカーは契約を続けず新しいワーカーを探す方法もありますが、ふさわしいワーカーが現れるまで一から探し続けなければならず、いつ品質が安定するか分からない状態が続いてしまいます。

成功しやすいクラウドソーシング活用のポイント

企業情報をしっかりと公開する

まずは、発注者画面のプロフィール欄に企業情報をしっかり記載しましょう。
高品質な納品を心がけるワーカーほど、信頼できる企業かを事前に確認する傾向があります。プロフィール情報が簡易的で発注実績が少ないと、「きちんと報酬を支払ってもらえるだろうか」と不安に感じ、良いワーカーが集まってくれません。

ワーカーのプロフィールをチェックする前に、まずは発注者側のプロフィールをきちんと公開し、ワーカーに安心感を与えることが大切です。

発注文面は細かく丁寧に

発注時の肝となるのが、発注文面です。ポイントは、「業務に関する情報ができる限り詳細に記載されている」こと。
情報が不足しているとワーカーから質問が届きメッセージ対応が大変なので、「書きすぎかもしれない」と感じるくらい丁寧に作成してから余分な部分を省くと良いでしょう。

ここでは、ワーカーが特に気にしやすい項目をお伝えします。
・報酬金額(税込みなのか、システム利用料などは含まれるのかも明記)
・検収時期
・契約から納品までのスケジュール
・納品方法(ファイル形式など)
・修正対応の有無(期日も分かっていれば記載)

この他にも、記事制作であれば想定される読み手の人物像やレギュレーションなどの他に、サンプル記事や参考サイトを共有しておくと全体のトンマナがそろいやすいです。
また、実績豊富な発注者が実際に発注している文面を見てみるのも参考になるでしょう。

マニュアルは分かりやすく

ワーカーに自社システムやツールを介して納品してもらう場合は、マニュアルの作成をおすすめします。
作業画面のスクリーンショットと手順が記載されたパワーポイントなどの他に、作業の流れをひと通り見ることができる動画のマニュアルも効果的です。

「初めてでも誰かのサポートなくできる」ことが重要なので、作業経験のない社内スタッフにできあがったマニュアルを見ながら実際に作業してもらうと良いでしょう。
(ボリュームが多すぎるマニュアルは、最後まで目を通してもらえなかったり、難しい作業だと思いワーカーが離脱してしまう可能性もあるので注意が必要です)

ワーカーの選定はトライアルを行い慎重に

発注後には、できる限りトライアルの期間を設けることをおすすめします。

最初の発注内容でワーカーがどれだけ案件を理解しているか、どの程度のレベル感のワーカーが集まったのかは、実際に納品物を確認するまで分かりません。業務内容を間違って理解したままワーカーが複数件作業し納品した場合、修正のボリュームも増え、発注者にもワーカーにも負担がかかります。

そのため、まずは1、2件だけ着手して納品をしてもらい、品質を確かめたうえで依頼件数を増やすようにしましょう。また、このトライアルを利用しワーカーの選定もあわせて行うと、納品物も一定の品質が保たれ安心です。

メッセージ対応は丁寧かつスピーディーに

クラウドソーシングは基本的に相手の顔が見えないため、どんな人と仕事をしているのかが分かりづらい側面があります。そのため、相手の人柄がうかがえるメッセージ対応は丁寧に行いましょう。
特に、スケジュールやレギュレーションの変更など、ワーカーの制作にかかわる内容は早めに伝えることが大切です。ワーカーによっては、些細なことでも「当初の約束と違う」と声が上がることもあるので、変更理由なども添えて丁寧な説明を心がけてください。

また、ワーカーとの良好な関係を築くうえでは返信のスピードも重要なポイントです。
質問などの返信が遅いとワーカーの作業がストップしてしまうこともあり、制作全体の遅れにもつながります。定期的な返信が難しい場合は、あらかじめメッセージ対応を行う時間を共有しておくとワーカーも安心して業務を進めることができるでしょう。

納品後にフィードバックを行う

中長期的な継続業務を依頼する場合は、納品後のフィードバックをおすすめします。
納品物の品質向上だけでなく、ワーカー自身も「自分の制作したものにしっかり目を通してくれている」と感じ、モチベーションアップにつながります。

フィードバックの際は、ぜひ良かった点も付け加えてワーカーとの距離を縮めてください。良好な関係で継続して依頼できるワーカーは、突発的な他の業務などを引き受けてくれることもあり、いずれ業務に欠かせないパートナーとなる場合もあります。

クラウドソーシング活用の難しさ

意外と難易度の高い初期設計

クラウドソーシングの活用で失敗しやすい原因のひとつが、初期設計です。
業務の流れをひと通り把握できていても、いざ発注を開始すると想定通りに進まないことが多くあるのがクラウドソーシングの落とし穴ともいえます。

例えば、簡易作業だと思って設定した単価が安すぎてワーカーが集まらなかったり、修正対応について発注文面に記載されておらず、大幅な修正を行うワーカーへ追加費用が必要になることも。

このように、発注者側が「当たり前」と思っていても、ワーカーにとってはそうでない点が多々あるのです。
ある程度の発注経験を積めば初期設計での失敗も減りますが、慣れるまでは想定外のトラブルで費用がかさむことも少なくありません。

 

ほしい人材が見つかるとは限らない

人材が豊富なクラウドソーシングのプラットフォームですが、必ずしも求めている人材が自分の案件を受注してくれるとは限りません。母数が多いだけに、必要な人材を選定する難易度は非常に高いのです。

求める要件のレベルが高いほど、数多くのワーカーとトライアルを重ね、それなりに時間をかけてワーカーを選定する必要があります。

 

進行管理にかかる大きな負荷

クラウドソーシングを利用していると、突然離脱してしまったり、納期になると音信不通になってしまうワーカーが少なからずいます。また、蓋を開けてみたら使い物にならない品質のものが納品されていた!ということが起こるのが実情です。

このような事態を事前にできる限り想定し、制作スケジュールを立て、ワーカーを管理しながら制作を進めなければなりません。そのため、進行管理を行うスタッフには大きな負荷がかかります。

これで簡単!おすすめのクラウドソーシング活用法

クラウドソーシングは多くのメリットがある一方で、活用するにあたり一定の負荷がかかることが分かりました。

しかし、「できるだけ簡単に短期間で業務を委託したい」という方におすすめのクラウドソーシング活用法があります!

それは、プラットフォーム上にいるワーカーを一定数管理している事業者に、「人材の選定や進行管理などを含む業務をまるごと依頼をする」という方法です。
この方法であれば、社内に負荷をかけることなく、専門の外部スタッフに制作を進めてもらい、修正の済んだ納品物を受け取ることができるのです。

「クラウドソーシングを利用してみたい」「利用中だが、うまく制作が進まない」という方は、ぜひ下記へお気軽にご相談ください。
クラウドソーシングで発注経験の豊富なスタッフが、ご希望に応じてワーカーを選定し、制作を進めさせていただきます。

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株式会社ユニセル
お問い合わせ先:http://unicell.co.jp/
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